Hilfeseite zum Führungskräfteportal

Kolleg:innen von DB Schenker, DB Cargo und DB E&C erhalten ihren Zugang zu Avature über das jeweilige Recruiting-Team. Bitte wenden Sie sich bei Fragen oder Änderungen an ihre/n Recruiter:in.

Hinweis: Auch für eine Rollen- oder Namensänderung ist eine Information an Ihr Recruiting-Team erforderlich.

Kolleg:innen der DB AG erhalten ihren Zugang zu Avature über eine Bestellung in DeBI. Weitere Informationen erhalten Sie auf der DeBI-Seite.
So können Sie eine Rolle für Avature in DeBI bestellen:

1. Anmeldung in DeBI
2. Klicken Sie auf "Bestellung" und anschließend auf "Anwendungsrolle bestellen". 
3. Klicken Sie auf der Seite, die sich neu geöffnet hat auf "Zuweisen", und wählen Sie bei IT-Ressource "Avature" aus.
4. Klicken Sie nun in der Zeile "Anwendungsrolle" hinten auf "Zur Bestellung".
5. Es öffnet sich das Fenster "Bestellinformationen Anwendungsrolle".
6. Klicken Sie bei "Anwendungsrolle" auf „Zuweisen“ und wählen die gewünschte Anwendungsrolle mit Klick auf das Pluszeichen (+) aus.
7. Klicken Sie dann auf den Button „Übernehmen“ (rechts unten).
8. Im nächsten Fenster geben Sie nun noch eine kurze Begründung ein.
9. Mit Klick auf den Button „OK“ wird die Bestellung im Einkaufswagen angezeigt und kann nun zur Erstgenehmigung abgesendet werden.

Hinweis: Auch für eine Rollen- oder Namensänderung ist eine Bestellung über DeBI erforderlich.

Bei Inaktivität erfolgt ein automatischer Logout nach 60 Minuten.

Nein, die Passwörter für die Portale laufen nicht ab.

Avature kann von stationären und mobilen Endgeräten genutzt werden.
Rufen Sie dazu einfach den Link https://dbgroup.avature.net/recruitingde in Ihrem Browser auf.

Wichtiger Hinweis zur IT-Sicherheit: Die konzernweite Einführung der sog. Zwei-Faktor-Authentifizierung wird vorbereitet. Bis zur konzernweiten Einführung dieser empfehlen wir den Nutzer:innen von Avature dringend folgende Zugriffsarten, um das Sicherheitsrisiko gering zu halten:
 

Alle Nutzer:innen, die

• über ein sogenanntes "managed Endgerät" verfügen (BKU-Rechner, BKU-Laptop, EMM-Mobiltelefon), nutzen bitte dieses für den Zugang zu Avature
• nur über ein Firmenendgerät verfügen, das nicht „BKU-managed“ ist, aber zentral von einem DB-Bereich mit Software versorgt wird, nutzen bitte dieses Endgerät
• nur über ein Firmenendgerät verfügen, das komplett „unmanaged“ ist, sorgen bitte selbst z.B. für einen ausreichenden Virenschutz etc.

Wir bieten Ihnen umfangreiche Informationsmaterialien an, u.a. ein Klick-Tutorial durch Ihr Führungskräfteportal. Weitere Informationen finden Sie auf unserer DB-Planet-Seite: Avature Recruiting Software – Für Führungskräfte.

Nach dem Login können Sie zwischen den beiden Portalteilen „Festrekrutierung“ und „Zeitarbeit“ wählen.

Wenn Sie später zwischen den Portalbereichen wechseln möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Links im Menübereich führt ein Klick auf "Führungskräfteportal" wieder zur Auswahlseite.
2. Rechts im Menübereich können Sie direkt in den jeweils anderen Bereich wechseln.

Weitere Informationen zur Beauftragung von Zeitarbeitsbedarfen finden Sie auf DB Planet.

Einen Überblick über die neuen Funktionen und Ansichten in Ihrem Führungskräfteportal finden Sie auch noch einmal zusammengefasst in dieser Info-Broschüre.

Wenn Sie eine Stelle beauftragen, können Sie eine (Standard-)Vorlage  oder einen Master (persönliche Vorlage) nutzen. Sie können eine Vorlage aus der Liste auswählen oder die Ergebnisse einschränken, indem Sie in der Suchleiste den Stellentitel eingeben oder nach der Einstiegsart oder dem Tätigkeitsbereich filtern. Sollten Sie keine Vorlage finden, setzen Sie die Filter bitte zurück und verwenden Sie nur ein Stichwort oder einen Filter.

Über die Tooltipps (“i”-Icons) erhalten Sie wichtige Hinweise, wenn Sie mit der Maus darüber fahren.

Des Weiteren gibt es verschiedene Ansichtsmöglichkeiten in den Übersichtsseiten. Sie können sich die Übersicht der Bewerber:innen als kompakte Liste, als komfortable Liste (d.h. mit mehr Zeilenabstand für bessere Lesbarkeit) oder als Karten anzeigen lassen. Die Stellenübersicht können Sie sich als kompakte oder komfortable Liste anzeigen lassen. Die Kartenansicht bietet Ihnen eine alternative Übersicht inkl. Recruiter:innenkommentar aus dem Screening. Zusätzlich können Sie den Lebenslauf anzeigen, Notizen hinzufügen und für Kandidat:innen auf der Shortlist eine Bewertung abgeben.

Sie haben die Möglichkeit, auf den Übersichtsseiten nach verschiedenen Kriterien zu filtern. Klicken Sie dazu auf “Filter”, geben Sie Ihre Filterkriterien ein und klicken Sie anschließend auf “Filter anwenden”. Über “Alle Filter zurücksetzen” können Sie den Filter wieder löschen. Mit Klick auf “Filter” können Sie den gesetzten Filter bearbeiten.

Über die Pfeile rechts neben den Spaltennamen können Sie Ihre Ergebnisse aufsteigend und absteigend sortieren.

Die Bewertung von Bewerber:innen ist weiterhin über das Bewerber:innenprofil und zusätzlich in der Listen- und der Kartenansicht möglich. In der Listenansicht finden Sie zukünftig am rechten Rand ein Dreipunktmenü, über dass Sie den Recruiter:innenkommentar aus dem Screening sowie den Lebenslauf anzeigen, Notizen hinzufügen und Kandidat:innen auf der Shortlist direkt bewerten können.

Auch neu sind das Bewerber:innen-Karussell und das Job-Karussell am unteren Ende der jeweiligen Detailseiten.

Das Bewerber:innen-Karussell enthält alle zu bewertenden Bewerber:innen. Über die Pfeiltasten des Karussells können Sie zwischen den Bewerber:innen navigieren. Über den Link “Alle Bewerber:innen” gelangen Sie zur Bewerber:innenübersicht.

Das Job-Karussell enthält alle offenen Stellen. Über die Pfeiltasten des Karussells können Sie zwischen den Stellen navigieren. Über den Link “Alle offenen Stellen” gelangen Sie zur Stellenübersicht.

Nach dem Login können Sie zwischen den beiden Portalteilen „Festrekrutierung“ und „Zeitarbeit“ wählen.

Wenn Sie später zwischen den Portalbereichen wechseln möchten, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Links im Menübereich führt ein Klick auf "Führungskräfteportal" wieder zur Auswahlseite.
2. Rechts im Menübereich können Sie direkt in den jeweils anderen Bereich wechseln.

Weitere Informationen zur Beauftragung von Zeitarbeitsbedarfen finden Sie auf DB Planet.

Das Dashboard ist die Startseite des Portals und dient Ihnen zur besseren Übersicht und Organisation.

Ihre To-Dos

Unter „Ihre To-Dos“ sehen Sie, ob und wie viele Bewertungen für Bewerber:innen ausstehen. Durch Klick auf einen Namen in der danebenstehenden Liste gelangen Sie direkt in das Bewerbungsprofil für die Bewertung. Zusätzlich sehen Sie, ob und wie viele offene Stellenentwürfe Sie haben und können sie über einen Klick auf das To-Do-Feld finalisieren.

Anstehende Termine

Unter „Anstehende Termine“ sehen Sie, welche Termine für Auswahlverfahren wie z.B. Vorstellungsgespräche anstehen. Bitte prüfen Sie zusätzlich dazu Ihren Outlook-Kalender, da es Termine gibt, die direkt über Outlook an Sie versandt werden.

Diagramme

Die Diagramme geben Ihnen Auskunft über den Status Ihrer Stellen sowie einen Überblick über die Bewerber:innen auf Ihren Stellen im aktuellen Prozess-Schritt.

Über das Portal können Sie Echtzeitüberblicke zu Bewerber:innen und Stellen in Ihrem Zuständigkeitsbereich bereits auf der Startseite und auf sortierbaren Übersichtsseiten nutzen. Zudem haben Sie die Möglichkeit, online neue Aufträge zu starten und Kandidat:innen zu bewerten. Die Informationen und Unterlagen von Bewerber:innen werden nicht per E-Mail verschickt, sondern werden der Führungskraft und ggf. hinterlegten Vertretungen direkt im Bewerber:innenprofil angezeigt.

Ausschreibungen:
Als Führungskraft sehen Sie alle Ausschreibungen, bei denen Sie als Führungskraft oder „Vertretung Führungskraft“ hinterlegt sind. Ausschreibungen sind ab dem Zeitpunkt der Beauftragung im Portal sichtbar. Ausschreibungen werden acht Wochen, nachdem sie geschlossen (durch Besetzung oder Stornierung) wurden, wieder aus dem Portal entfernt.
Eine Stelle gilt als besetzt, sobald sich genauso viele Bewerber:innen im Prozess-Schritt „Mündliches Angebot angenommen“ befinden, wie Vakanzen auf der Stelle hinterlegt sind.

Bewerber:innen:
Als Führungskraft sehen Sie externe Bewerber:innen ab dem Schritt „Shortlist“ nach der Vorauswahl durch die/den Recruiter:in. Interne Kandidat:innen werden ab dem Zeitpunkt ihrer (vollständigen) Bewerbung angezeigt. Bewerber:innen sind im Portal so lange sichtbar, bis das vom Datenschutz vorgegebene Löschkonzept greift. Dies umfasst, dass den Bewerber:innen abgesagt wurde, sie selbst ihre Bewerbung zurückgezogen haben oder die Ausschreibung seit acht Wochen besetzt, geschlossen oder storniert ist.

In der Detailansicht der Bewerber:innen erhalten Sie Einsicht in die Unterlagen, welche der Bewerbung von dem/der Bewerber:in beigefügt wurden. Von der/dem Recruiter:in bereitgestellte Ergebnisbögen zu einzelnen Auswahlschritten stehen Ihnen dort ebenfalls zur Verfügung.

Im System haben Sie die Möglichkeit, diese Option bei der Beweber:innenbewertung auszuwählen. Auch Angaben zum passenden Bereich sind hilfreich. Die Recruiter:innen werden darüber informiert und nehmen eine entsprechende Alternativprüfung vor.

Sie erhalten - zusätzlich zu den Informationen, die im Portal für Führungskräfte zur Verfügung stehen - folgende E-Mail-Benachrichtigungen:

• Bitte um Freigabe einer Stellenanzeige (optional)
• Stellenausschreibung wurde veröffentlicht
• Die Shortlist (Vorauswahl der Bewerber:innen) ist im Portal sichtbar
• Die/der Bewerber:in hat den Termin für das Vorstellungsgespräch bestätigt (optional)
• Der Vertrag ist unterschrieben zurück
• Ein Mitarbeiter:innenprofil wurde für Bewerber:innen angelegt

Sie können eine Vorlage auswählen, indem Sie in der Suchleiste den Stellentitel eingeben. Sollten Sie keine Vorlage finden, filtern Sie nach der Einstiegsart oder dem Tätigkeitsbereich und verwenden Sie die entsprechende Vorlage. Wenn Sie weder über den Stellentitel noch über die Einstiegsart oder den Tätigkeitsbereich eine geeignete Vorlage finden, nutzen Sie die generische Vorlage „Allgemeine Stellenvorlage“.

Haben Sie diese Stelle bereits in der Vergangenheit beauftragt und sich einen Master abgespeichert, können Sie im Reiter "Master (persönliche Vorlage)" auch Ihre eigene Mastervorlage verwenden. Bitte tun Sie dies nur, wenn die zu beauftragende Stelle identisch mit der früheren ist.

Eine Vorlage ist zentral erstellt. Da dort Felder schon vorbefüllt sind, hilft Ihnen dies beim Beauftragen einer neuen Stellenausschreibung.

Master sind Ihre persönlichen Vorlagen, die nur für Sie sichtbar sind. Sie können sich einen Master am Ende des Beauftragungsprozesses einer neuen Stelle abspeichern, wenn Sie diese Stelle in Zukunft nochmal in Auftrag geben möchten. Bitte verwenden Sie diese Funktion nur, wenn Sie diese Stelle identisch erneut beauftragen werden.

Stellenentwürfe sind begonnene, aber noch nicht mit Klick auf „Recruiting beauftragen“ abgesendete Aufträge. Sie wurden stattdessen als Entwurf gespeichert und können jederzeit über das Dashboard oder „Meine Stellen“ vervollständigt werden. Stellenentwürfe sind immer individuell und können nicht von weiteren Führungskräften eingesehen werden.

Grundsätzlich können Sie Vertreter:innen für die verantwortliche Führungskraft bei der Beauftragung der neuen Stelle angeben. Sollte der/die hier angegebene Ansprechpartner:in nicht korrekt sein oder weitere Kolleg:innen hinterlegt werden müssen, setzen Sie sich bitte mit dem/der zuständigen Recruiter:in in Verbindung (im Stellenprofil sichtbar).

Die Recruiter:innen treffen die Vorauswahl und übersenden Ihnen die Bewerber:innen zur Bewertung mit dem Prozessschritt „Shortlist“. Es gibt zwei Möglichkeiten, Ihre Bewertung zu starten:

1. Über die Bewerber:innendetailseite durch Klick auf „Bewerber:in bewerten“ in der Übersichtsbox
2. Direkt aus der Bewerber:innenliste über den Menüpunkt „Bewerten“ im Dreipunktmenü rechts

Ihre Angaben und ggf. Kommentare werden direkt an das Recruitingteam gespiegelt.

Bitte beachten Sie, dass eine Bewertung nur einmal vorgenommen werden kann. Wenn Sie sich vorab mit weiteren Führungskräften im Zuständigkeitsbereich austauschen möchten, können Sie hierfür die Notizfunktion nutzen.

Im System haben Sie die Möglichkeit, diese Option bei der Beweber:innenbewertung auszuwählen. Auch Angaben zum passenden Bereich sind hilfreich. Die Recruiter:innen werden darüber informiert und nehmen eine entsprechende Alternativprüfung vor.

Das Feld „Besonderes Merkmal“ wird im Personenprofil durch den/die Recruiter:in befüllt. Hierüber erhalten Sie wichtige Hinweise zu speziellen Eigenschaften der Bewerber:innen.

Es gibt folgende besondere Merkmale, die im System erfasst werden können:

MaweMa: Bei Bewerber:innen mit dem besonderen Merkmal „MaweMa“ handelt es sich um Bewerber:innen, die von einem/einer bestehenden Mitarbeiter:in des DB-Konzerns geworben bzw. empfohlen wurden.

SGB IX: Hierüber können Sie erkennen, dass es sich um eine:n schwerbehinderte:n oder gleichgestellte:n Bewerber:in handelt.

Inklusionszentrum: Das besondere Merkmal „Inklusionszentrum“ erhalten Bewerber:innen mit SGB IX-Merkmal, die durch unser Inklusionszentrum beraten & alternativ geprüft werden. Sowohl Initiativbewerber:innen als auch externe schwerbehinderte und gleichgestellte Bewerber:innen, die im ersten Schritt keine passende Stelle gefunden haben, werden dort unterstützt. Derzeit wird das Inklusionszentrum in verschiedenen Regionen pilotiert und perspektivisch weiter ausgerollt.

Bundeswehr: Seit 2014 gibt es eine Kooperation mit dem Berufsförderungsdienst der Bundeswehr (BFD) und der Deutschen Bahn AG mit dem Ziel der Rekrutierung von relevanten Fach- und Führungskräften. Kandidat:innen aus dieser Kooperation werden mit dem besonderen Merkmal “Bundeswehr” gekennzeichnet.

Besetzungsvorschlag JobService: Hier handelt es sich um eine:n Bewerber:in, der/die bei der DB JobService GmbH angestellt ist und bei dem/der zudem ein konkreter Besetzungsvorschlag für eine Position von der DB JobService GmbH vorliegt. Besetzungsvorschläge von JobService werden an HM inklusive eines Begleitschreibens zugesandt. Diese Bewerber:innen sind bevorzugt zu behandeln und haben das Recht auf ein Vorstellungsgespräch.

Joblinge: Bei der gemeinnützigen Aktiengesellschaft „Joblinge“ engagieren sich Wirtschaft, Staat und Privatpersonen gemeinsam, um junge Menschen mit schwierigen Startbedingungen zu unterstützen und Jugendarbeitslosigkeit zu verringern. Um die Kooperation mit den Joblingen abzubilden, hinterlegen wir dieses besondere Merkmal.

Schülerpraktikant: Dieses besondere Merkmal kennzeichnet Bewerber:innen, die zu einem früheren Zeitpunkt als Schülerpraktikant:in bei der DB tätig waren.

WPA: WPA steht für Werkstudent:innen, Praktikant:innen oder Abschlussarbeitsschreibende.

Bahn-Netzwerk: Dieses besondere Merkmal kennzeichnet ehemalige DB-Mitarbeiter:innen, die früher im DB-Konzern beschäftigt waren. Wir versuchen, mit den ehemaligen Kolleg:innen in Kontakt zu bleiben, da sie über spezifisches Expertenwissen verfügen und ggf. in Zukunft zur DB zurückkehren können.

Direktansprachkandidat/in OFK: Das besondere Merkmal "Direktansprachkandidat/in OFK" wird gesetzt, wenn sich Bewerber:innen auf eine Stellenausschreibung bewerben, die das Inhouse Headhunting OFK durch HM betreffen.

Extern Gesourced: Dieses besondere Merkmal kennzeichnet Bewerber:innen, die vom internen Active Sourcing von HM aktiv angesprochen und auf die DB bzw. Stellenausschreibung aufmerksam gemacht wurden.

Recruiter Gesourced: Dieses besondere Merkmal kennzeichnet Bewerber:innen, die von Recruiter:innen aktiv angesprochen und auf die DB bzw. Stellenausschreibung aufmerksam gemacht wurden.

Reaktivierter Bewerber: Bewerber:innen, die uns zunächst abgesagt haben, im Nachgang aber doch noch für den Konzern gewonnen werden konnten, erhalten das besondere Merkmal "Reaktivierter Bewerber". Dies ist zum Beispiel der Fall, wenn der/die Recruiter:in nach der Bewerberabsage noch einmal mit dem/der Kandidat:in ins Gespräch geht und – z.B. im Rahmen der Auswertung und Revidierung der Absagegründe oder einer Alternativprüfung – das Interesse an dieser Stelle wecken konnte.

Projekt LNEZ: LNEZ steht für Leistungsfähiges Netz: Effizienz und Zusammenarbeit. Das besondere Merkmal ist eine Folge der ReOrg bei der DB Netz AG.

Voraussetzungen für das SGB IX-Merkmal:

• Bewerber:in hat eine Schwerbehinderung (entspricht einem GdB 50 oder höher)
• Bewerber:in hat eine bewilligte Gleichgestellung (ab einem GdB 30 möglich)

Werden Sie als „Vertretung Führungskraft“ eingetragen, können Sie diese Stelle in Ihrem Portal im Bereich „Meine Stellen“ und auf Ihrem Dashboard sehen. Eine separate E-Mail wird nicht versendet.

Erfolgt in Ausnahmefällen (v.a. für die Zielgruppen LFK/OFK, beamtenrechtliche Höherbewertungen, WPA oder durch den NGK für unterjährig hinzukommende Stellen) eine Beauftragung durch den/die HR Business Partner:in, erhalten Sie als verantwortliche Führungskraft eine Information hierzu per E-Mail und können die Stelle ebenfalls in Ihrem Portal sehen.

Nach jeder Beauftragung bekommen Sie eine Erfolgsmeldung auf Ihrem Bildschirm. Eine separate E-Mail wird nicht versendet. Sie sehen alle Informationen aus der Beauftragung im Anschluss im Stellenprofil in Ihrem Portal.

Nicht automatisch. Sie können Ihre:n Vorgesetzte:n jedoch als „Vertretung Führungskraft“ bei der Beauftragung eintragen. Dann wird er/sie ebenfalls auf die Ausschreibung und die darauf liegenden Bewerber:innen zugreifen können (siehe auch die Frage „Wie kann man die Führungskraft in einer Ausschreibung ändern oder weitere hinzufügen?“).

Bei der Beauftragung kann im Feld „Vertretung Führungskraft“ ein:e oder mehrere Vertreter:innen hinterlegt werden. Die:Der Vertreter:in muss hierfür einen personalisierten, registrierten Account in Avature haben. Es ist aus Datenschutzgründen nicht möglich, Teampostfächer/Mail-in-Kacheln als Account zu hinterlegen.

Die hinterlegten Vertreter:innen können im Portal für Führungskräfte die gleichen Informationen einsehen wie Sie.

Achtung: Vertreter:innen erhalten keine automatischen E-Mails, wie beispielsweise die Information über die Veröffentlichung einer internen/externen Stellenanzeige im Zuständigkeitsbereich. E-Mails werden nur an die „verantwortliche Führungskraft“ gesendet.

Vertreter:innen können Bewertungen von Kandidat:innen ebenfalls einsehen sowie die Bewertung abgeben. Achtung: Eine Bewertung ist nur einmalig und nur durch eine Person möglich.

Im Stellenprofil sehen Sie den Namen von dem/der zuständigen Recruiter:in. Bitte senden Sie die erhaltenden E-Mail-Bewerbungen an ihn/sie. Post-Bewerbungen senden Sie bitte an die Abteilung Recruiting Service unter dieser Adresse:
 

Deutsche Bahn AG
Personalgewinnung
Recruiting Service (HM.MR 1)
Europaplatz 1
10557 Berlin

Bitte wenden Sie sich bei technischen Problemen, z. B. Problemen bei der Passwortvergabe oder Anmeldung, an die Kolleg:innen vom Recruiting Service.
Die Betreuung erreichen Sie per E-Mail unter HM.Recruiting.Tool@deutschebahn.com oder über das Kontaktformular.